Digital workplace, Teams, Facebook workplace et autres solutions collaboratives : les nouveaux outils de la communication interne
Alors que les habitudes de travail sont secouées et que la transformation numérique s’accélère en entreprise, nous avons voulu faire le point sur les solutions les plus utilisées et définir les tendances de demain.
I/ La digital workplace : un environnement de travail optimisé
Il s’agit d’une interface web sécurisée, proposant un concept global correspondant au monde du travail de demain : grâce à la socialisation des processus.
La digital workplace se compose d’un moteur de recherche, d’une gestion documentaire et d’un réseau social d’entreprise. Alliant gestion de projet et communication sur les réseaux sociaux.
Cette solution permet de renforcer la collaboration, utilisée à la fois comme support de communication interne et externe. Un outil innovant qui offre de nouveaux processus de travail, indépendants du temps et du lieu de travail, permettant la mobilité recherchée par les collaborateurs (à la maison, en déplacement, en voyage et pendant les horaires de bureau !).
1- Ses avantages :
Un système d’information central, globalisé et flexible
Tous les systèmes logiciels sont sur une seule plateforme. Ainsi un ERP peut être intégré à la digital workplace.
La digitale workplace permet en outre d’intégrer des applications adaptables individuellement. Les collaborateurs sont libres de décider quel équipement utiliser et comment ils veulent fournir leur travail. Les processus peuvent être automatisés, que ce soit pour des tâches récurrentes ou des rappels.
Les connaissances peuvent être intégrées, partagées rapidement et facilement grâce à une arborescence claire et une standardisation des processus.
La socialisation des processus
L’engagement et la satisfaction des collaborateurs sont encouragés par une « expérience collaborateur » positive, qui propose un travail plus flexible et qui offre une plus grande autonomie.
Simplifiant la communication interne, chaque collaborateur peut avoir son propre tableau de bord. Les collaborateurs ne voient ainsi que les demandes et les documents qui les concernent et ont accès aux médias sociaux qui les intéressent, leur permettant d’être informés des actualités, de gagner du temps et de faciliter la collaboration entre les équipes dans un espace virtuel. Quelque soit leur département ou leur site.
La plateforme leur permet de faire des commentaires, de donner leur avis, d’échanger avec les autres collaborateurs sur leurs expériences et aussi sur leurs bonnes pratiques.
La collaboration externe avec les partenaires et clients est possible, de la même manière.
2- Ses limites :
La digital workplace pleinement intégrée n’existe pas encore sous forme de solution packagée comme les autres plateformes collaboratives, car les éditeurs peinent à répondre à tous les besoins verticaux des entreprises. Cependant les plateformes tendent vers ce type de solution.
II/ Slack, Drive ou Teams : des outils collaboratifs qui ne sont pas des digital worplaces mais qui offrent de la flexibilité
Ces solutions, comme les suites de type Office 365, rapides à mettre en place sont constituées de différentes applications qui répondent à de multiples besoins (messagerie, visioconférence, création de documents, édition de contenu à plusieurs, gestion de projet, réseau social d’entreprise,…). A la différence des digital workplaces, ces applications demeurent globalement peu intégrées entre elles, ne créant par un environnement de travail global.
Les outils de messagerie collaborative ne sont par exemple, pas adaptés à la gestion documentaire ou à la communication institutionnelle à la manière des réseaux sociaux.
Il faut également être attentifs à la multiplication de ces outils, tout comme Trello, Dropbox ou Whatsapp qui peuvent amener de la confusion sur les supports à utiliser au sein de l’entreprise et qui sont bien souvent dédiés à des équipes et non à l’ensemble de l’organisation.
« On a pu observer que l’utilisateur final avait des besoins simples, et qu’il utilisait rarement 100% du périmètre fonctionnel qui lui était offert. »
Une plateforme collaborative ne remplacera jamais une application métier comme un CRM métier, mais elle pourra venir en intégration. Elle représente donc une fonction importante car elle engage toute l’organisation dans une dimension collaborative, en permettant d’emblée un mode de travail centré sur le partage.
Ces nouvelles plateformes permettent en outre à l’information, de redevenir la propriété de l’entreprise et non des seuls individus qui la composent. Par le contournement des boites E-mails notamment.
III/ Zoom sur Facebook workplace
Une plateforme collaborative professionnelle destinée à connecter tous les employés et à les aider à mieux communiquer en interne à la manière d’un réseau social.
Une manière de communiquer de façon plus sympathique en créant de l’émotion, en plus d’être rapide ! Facebook se décline en application mobile.
Facebook a réussi à fournir un seul outil pour le tchat, le partage de documents, les vidéos, les lives, les photos, la messagerie instantanée, les groupes (publics ou privés), et les appels voix. Il ne manque plus que la suite bureautique.
Ainsi Renault, Danone, Century 21, SNCF ou le Club Med abandonnent petit à petit les messageries mails au profit de Facebook workplace.
En plus de faciliter la connexion entre des collaborateurs qui ne se rencontraient pas auparavant, cet outil favorise le travail collaboratif, l’émergence d’initiatives et de créativité.
Une solution qui séduirait plus que Yammer (Réseau social d’entreprise) et qui ne demande pas de formation.
« L’expérience utilisateur est primordiale, les utilisateurs veulent avant tout de la simplicité. »
Conclusion :
Pour augmenter la productivité de leurs collaborateurs et améliorer les performances de l’entreprise au moyen d’outils digitaux, les sociétés doivent avant tout mettre en place une culture professionnelle forte.
Les collaborateurs sont les clients internes des plateformes collaboratives, ce qui les positionne au centre de toute stratégie de transformation de l’entreprise. La culture d’entreprise, tout comme l’esprit d’ouverture et la motivation forte du dirigeant ou de la dirigeante sont au cœur de cette transformation.
Par ailleurs, grâce à l’aide d’un espace de travail numérique, les entreprises peuvent mieux juger de l’engagement des collaborateurs et communiquer directement avec eux, ce qui leur permet d’assainir les relations au sein de l’entreprise. Quand autrefois la communication était réservée essentiellement aux managers.
Par la transparence de l’information, les plateformes collaboratives offrent les leviers essentiels à la motivation des équipes et à l’évolution agile et durable de l’entreprise.
